Kebijakan Privasi

Pengendali: Universitas Islam Sultan Agung (UNISSULA), Jl. Raya Kaligawe Km. 4, Terboyo Kulon, Genuk, Semarang, Jawa Tengah 50112, Indonesia.

Unit operasional: Biro Sistem Informasi (BSI), Gedung UKM, Kampus UNISSULA. Service desk: bsi@unissula.ac.id · +62 857-0047-3695 · https://si.unissula.ac.id

Permintaan terkait privasi, akses, koreksi, insiden, dan data agar diajukan melalui service desk resmi BSI agar tercatat, diverifikasi, dan ditindaklanjuti.

Pemberitahuan ini mencakup data pribadi yang diproses di SIM dan pada sistem yang melakukan autentikasi atau pertukaran data dengan SIM (misalnya modul akademik, keuangan, kepegawaian, perpustakaan, repositori, dan mutu), ketika Anda menggunakan akun UNISSULA (NIK/NIM) atau peran institusi yang sah.

Kami hanya memproses data yang relevan dan terbatas pada layanan yang Anda gunakan. Tergantung peran, data dapat meliputi:

• Identitas dan akun: nama, NIK/NIM, user ID, tanggal lahir, jenis kelamin, foto, kewarganegaraan, dan kredensial autentikasi.
• Kontak: alamat kampus atau terdaftar, email, dan nomor telepon.
• Data akademik: program studi, status, mata kuliah, nilai, tugas akhir, wisuda, beasiswa, dan rekaman evaluasi dosen (EDOM).
• Data kepegawaian: unit, jabatan, beban kerja, dan rekaman terkait yang diperlukan untuk layanan kampus.
• Data keuangan dan administrasi terkait UKT/tagihan, pencairan, atau surat dinas, terbatas pada modul keuangan yang berwenang.
• Data teknis dan keamanan: waktu login, alamat IP, metadata perangkat/peramban, kuki sesi, dan log audit.
• Bukti mutu dan akreditasi: capaian pembelajaran, artefak asesmen, dan indikator agregat untuk penjaminan mutu internal serta tinjauan eksternal.

Sebagai perguruan tinggi Islam, SIM dapat memproses data terbatas yang menurut hukum Indonesia termasuk data pribadi spesifik (misalnya agama, jika diperlukan untuk layanan institusi). Data kesehatan atau bidang sensitif lain hanya diproses bila perlu untuk tujuan akademik atau administratif yang jelas, dengan pengendalian akses yang lebih ketat.

Kami tidak menggunakan data sensitif untuk pemasaran atau profil otomatis yang menimbulkan akibat hukum atau setara tanpa tinjauan manusia.

Pemrosesan didasarkan pada satu atau lebih hal berikut sesuai UU PDP dan peraturan pendidikan tinggi:

• Pelaksanaan kontrak pendidikan dan kepegawaian serta administrasi akademik terkait.
• Pemenuhan kewajiban hukum (antara lain pelaporan ke kementerian / PDDIKTI, perpajakan, dan kearsipan).
• Tugas kepentingan umum dan tugas universitas dalam pendidikan, penelitian, layanan mahasiswa, dan penjaminan mutu.
• Kepentingan vital atau keamanan lingkungan informasi kampus (pencegahan penyalahgunaan, penanganan insiden).
• Persetujuan, hanya jika tujuan bersifat opsional dan tidak diwajibkan hukum atau kontrak akademik inti. Persetujuan dapat ditarik tanpa memengaruhi keabsahan pemrosesan sebelumnya.

• Manajemen identitas, autentikasi, otorisasi, dan single sign-on ke layanan kampus yang berwenang.
• Penyediaan layanan akademik, keuangan, perpustakaan, riset, dan administrasi.
• Komunikasi resmi terkait studi, kepegawaian, tagihan, dan status layanan.
• Keamanan informasi, audit, kelangsungan layanan, dan penanganan insiden.
• Penjaminan mutu internal, outcome-based education (OBE), umpan balik mahasiswa, dan perbaikan berkelanjutan.
• Bukti untuk akreditasi dan sertifikasi nasional maupun internasional, diutamakan dalam bentuk agregat, anonim, atau pseudonim apabila identifikasi individu tidak diperlukan.
• Pemenuhan pelaporan statutori dan permintaan sah dari otoritas berwenang.

Kami tidak menjual data pribadi. Pengungkapan terbatas pada:

• Unit dan pegawai UNISSULA yang berwenang, berdasarkan kebutuhan dan prinsip least privilege.
• Sistem kampus terintegrasi (misalnya perpustakaan dan repositori) yang hanya menerima atribut yang diperlukan untuk login dan layanan.
• Sistem pemerintah yang diwajibkan hukum (misalnya PDDIKTI) serta bank atau mitra pembayaran semata-mata untuk proses UKT atau pencairan.
• Lembaga akreditasi dan penjaminan mutu apabila bukti mutu program diperlukan; berkas tingkat mahasiswa hanya dibagikan jika perlu dan dengan kerahasiaan.
• Penyedia layanan TI yang bertindak sebagai prosesor di bawah instruksi dan kewajiban kerahasiaan Universitas.
• Pihak yang wajib menerima data berdasarkan kewajiban hukum atau perintah pengadilan yang sah.

SIM dioperasikan untuk UNISSULA di Indonesia. Jika transfer ke luar Indonesia diperlukan (misalnya komponen cloud, tinjauan akreditasi, atau proses mobilitas internasional), kami menerapkan pengamanan kontraktual dan teknis serta hanya mentransfer data yang dibutuhkan.

Apabila lembaga akreditasi berkedudukan di Wilayah Ekonomi Eropa, data disediakan untuk tujuan tinjauan mutu dengan kerahasiaan, dengan mengutamakan statistik agregat.

Data disimpan hanya selama diperlukan untuk tujuannya atau sesuai hukum dan kearsipan universitas:

• Rekening akademik yang bernilai pembuktian (misalnya ijazah, transkrip) disimpan sesuai aturan pendidikan tinggi dan kearsipan.
• Dokumen keuangan mengikuti jangka retensi akuntansi yang berlaku.
• Log autentikasi dan keamanan disimpan untuk periode operasional dan audit terbatas, kemudian dihapus atau dianonimkan.
• Kuki sesi berlaku selama sesi login atau periode “ingat saya” yang ditentukan.

BSI menerapkan pengendalian organisasi dan teknis yang sepadan dengan risiko, termasuk:

• Pengendalian akses berbasis peran dan least privilege.
• Enkripsi transport (HTTPS) pada SIM produksi.
• Pencatatan audit atas aktivitas istimewa dan yang relevan bagi keamanan.
• Prosedur penanganan insiden dan kelangsungan layanan yang terdokumentasi.
• Verifikasi identitas sebelum memenuhi permintaan akses, koreksi, atau penghapusan.

Tidak ada metode transmisi atau penyimpanan yang sepenuhnya tanpa risiko. Pengguna wajib menjaga kerahasiaan kredensial dan segera melaporkan dugaan insiden kepada BSI.

SIM menggunakan kuki yang strictly necessary serta pengenal sesi untuk login, keamanan (termasuk captcha/tantangan), preferensi bahasa pada halaman ini, dan opsi “ingat saya”. Kami tidak menggunakan kuki iklan. Anda dapat memblokir kuki di peramban; fungsi login penting mungkin tidak tersedia.

Hak akses di SIM ditetapkan berdasarkan peran dan aturan organisasi. SIM tidak mengambil keputusan semata-mata otomatis yang menimbulkan akibat hukum atau setara (misalnya penerimaan, penilaian, atau pemberhentian) tanpa keterlibatan manusia di unit akademik atau administrasi yang bertanggung jawab.

Sebagian mahasiswa mungkin berusia di bawah 18 tahun. Akun dan rekaman akademik diproses sebagai bagian dari layanan pendidikan. Permintaan atas nama anak diajukan orang tua atau wali melalui kanal resmi, dengan verifikasi identitas dan kewenangan.

Dengan memperhatikan UU PDP serta pengecualian kearsipan/hukum, Anda dapat meminta:

• Akses atas data pribadi Anda di SIM.
• Koreksi data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
• Penghapusan atau pembatasan, jika data tidak lagi diperlukan dan tidak ada kewajiban retensi hukum.
• Keberatan atas pemrosesan yang didasarkan pada kepentingan umum, dengan menyampaikan alasan.
• Penarikan persetujuan untuk pemrosesan opsional.
• Informasi tentang logika akses berbasis peran yang memengaruhi Anda.
• Pengaduan kepada lembaga pengawas pelindungan data pribadi Indonesia sesuai UU 27/2022, tanpa mengurangi upaya hukum lain.

Rekening akademik yang diwajibkan hukum tidak selalu dapat dihapus. Kami akan menjelaskan penolakan dan opsi yang tersisa.

Ajukan permintaan ke bsi@unissula.ac.id. Kami memverifikasi identitas (dan kewenangan, jika Anda bertindak untuk orang lain) sebelum memproses. Kami berupaya menjawab dalam waktu wajar sesuai UU PDP.

UNISSULA menggunakan data SIM untuk memantau pengajaran, capaian pembelajaran, beban studi, dan mutu layanan, serta menyediakan bukti bagi tinjauan internal dan akreditasi eksternal.

Untuk lembaga akreditasi dan penjaminan mutu, bukti yang disampaikan disusun agar mahasiswa individu tidak teridentifikasi kecuali tinjauan benar-benar memerlukan sampel berkas. Peninjau terikat kerahasiaan. Partisipasi dalam evaluasi pengajaran digunakan untuk perbaikan program, bukan untuk pemasaran.

Kami dapat memperbarui pemberitahuan ini jika layanan, hukum, atau persyaratan akreditasi berubah. Versi berlaku selalu dipublikasikan di URL ini, dengan tanggal “terakhir diperbarui” di atas. Perubahan material yang memengaruhi hak Anda akan ditandai di halaman ini atau diumumkan melalui kanal resmi kampus.

My UNISSULA menggunakan lokasi perangkat, termasuk lokasi presisi jika pengguna mengizinkannya, untuk mendukung fitur presensi pegawai dan dosen UNISSULA. Lokasi digunakan untuk menampilkan posisi pengguna pada peta dan memeriksa apakah pengguna berada dalam area presensi yang ditetapkan untuk akunnya sebelum presensi harian atau presensi kegiatan dilakukan.

Apabila pengguna mengaktifkan alarm presensi berdasarkan area dan memberikan persetujuan serta izin yang diperlukan, My UNISSULA dapat mengakses lokasi di latar belakang pada waktu alarm masuk atau pulang yang telah diatur, termasuk ketika aplikasi tidak sedang digunakan atau telah ditutup secara normal. Aplikasi terlebih dahulu memeriksa status presensi pengguna pada layanan UNISSULA. Jika pengguna belum melakukan presensi, aplikasi mengambil lokasi untuk memeriksa keberadaan pengguna di area presensi. Alarm hanya berbunyi setelah status belum presensi dan keberadaan di dalam area berhasil diverifikasi. Fitur ini tidak melakukan pelacakan lokasi terus-menerus.

Perbandingan koordinat dengan area presensi dilakukan di perangkat. Koordinat hasil pemeriksaan alarm tidak dikirim ke endpoint pemeriksaan status presensi dan tidak disimpan sebagai riwayat perjalanan oleh fitur ini. Permintaan presensi dapat mengirim nomor induk akun, identitas perangkat, informasi sistem operasi, dan identitas kegiatan bila diperlukan ke server UNISSULA. Peta menggunakan Google Maps dan juga tunduk pada Kebijakan Privasi Google: https://policies.google.com/privacy.

Sebelum meminta akses lokasi latar belakang untuk alarm berdasarkan area, aplikasi menjelaskan tujuannya dan meminta persetujuan pengguna. Pengguna dapat menolak akses lokasi latar belakang dan tetap menggunakan presensi ketika aplikasi dibuka, sepanjang izin lokasi saat digunakan dan persyaratan presensi lainnya terpenuhi. Pengguna dapat menonaktifkan alarm melalui pengaturan notifikasi/alarm di halaman Akun atau mencabut izin lokasi melalui pengaturan perangkat. Pencabutan izin dapat membatasi peta, verifikasi area, dan alarm; pencabutan izin tidak dengan sendirinya menghapus data presensi yang sudah tersimpan di server UNISSULA.